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Social Business Documents: An Investigation of their Nature, Structure and Long-term Management

  • Business documents contain valuable information. In order to comply with legal requirements, to serve as organisational knowledge and to prevent risks they need to be managed. However, changes in technology with which documents are being produced introduced new kinds of documents and new ways of interacting with documents. Thereby, the web 2.0 led to the development of Enterprise Collaboration Systems (ECS), which enable employees to use wiki, blog or forum applications for conducting their business. Part of the content produced in ECS can be called Social Business Documents (SBD). Compared to traditional digital documents SBD are different in their nature and structure as they are, for example, less well-structured and do not follow a strict lifecycle. These characteristics bring along new management challenges. However, currently research literature lacks investigations on the characteristics of SBD, their peculiarities and management. This dissertation uses document theory and documentary practice as theoretical lenses to investigate the new challenges of the long-term management of SBD in ECS. By using an interpretative, exploratory, mixed methods approach the study includes two major research parts. First, the nature and structure of Social Business Documents is addressed by analysing them within four different systems using four different modelling techniques each. The findings are used to develop general SBD information models, outlining the basic underlying components, structure, functions and included metadata, as well as a broad range of SBD characteristics. The second phase comprises a focus group, a case study including in-depth interviews and a questionnaire, all conducted with industry representatives. The focus group identified that the kind of SBD used for specific content and the actual place of storage differ between organisations as well as that there are currently nearly no management practices for SBD at hand. The case study provided deep insights into general document management activities and investigated requirements, challenges and actions for managing SBD. Finally, the questionnaire consolidated and deepened the previous findings. It provides insights about the value of SBD, their current management practices as well as management challenges and needs. Despite all participating organisations storing information worth managing in SBD most are not addressing them with management activities and many challenges remain. Together, the investigations enable a contribution to practice and theory. The progress in practice is summarised through a framework, addressing the long-term management of Social Business Documents. The framework identifies and outlines the requirements and challenges of and the actions for SBD management. It also indicates the dependencies of the different aspects. Furthermore, the findings enable the progress in theory within documentary practice by discussing the extension of document types to include SBD. Existing problems are outlined along the definitions of records and the newly possible characteristics of documents emerging through Social Business Documents are taken into account.
  • Geschäftsdokumente beinhalten wertvolle Informationen. Sie müssen verwaltet werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, als organisatorisches Wissen zu dienen und Risiken zu vermeiden. Veränderungen der Technologien haben jedoch zu neuen Dokumententypen und neuen Interaktionsmöglichkeiten mit Dokumenten geführt. So hat das Web 2.0 zur Entwicklung von Enterprise Collaboration Systems (ECS) geführt, die Mitarbeitern die Nutzung von Wiki-, Blog- oder Forum-Anwendungen für ihre Geschäftstätigkeiten ermöglichen. Ein Teil der in ECS erstellten Inhalte können dabei als Social Business Documents (SBD) bezeichnet werden. Im Vergleich zu traditionellen digitalen Dokumenten haben SBD eine andere Beschaffenheit und Struktur. SBD sind beispielsweise unstrukturierter und folgen keinem strikten Lebenszyklus. Diese Charakteristika bringen neue Herausforderungen beim Verwalten von SBD mit sich. Jedoch fehlen in der wissenschaftlichen Literatur derzeit Untersuchungen zu den Charakteristika von SBD, ihren Besonderheiten und ihrem Management. Als theoretische Linse nutzt diese Arbeit Dokumenten-Theorien und dokumentarische Praktiken mit dem Ziel, die neuen Herausforderungen des Langzeitmanagement von SBD in ECS zu untersuchen. Durch einen interpretativen, explorativen Mixed-Method-Ansatz vereint diese Arbeit zwei Forschungsteile. Erstens werden die Beschaffenheit und Struktur von SBD durch die Analyse von vier Systemen untersucht und SBD-Informationsmodelle entwickelt. Diese zeigen die zugrundeliegenden Komponenten von SBD, die Struktur, die Funktionen, die enthaltenen Metadaten, sowie die große Bandbreite von SBD-Charakteristika auf. Der zweite Teil wurde mit Unternehmensvertretern durchgeführt und besteht aus einer Fokusgruppe, einer Fallstudie mit Tiefeninterviews und einem Fragebogen. Die Fokusgruppe zeigt, dass die genutzte Art von SBD bezogen auf ihren Inhalt und Speicherort unternehmensabhängig ist und es derzeit fast keine SBD-Management-Praktiken gibt. Die Fallstudie ermöglichte tiefe Einblicke in allgemeine Dokumentenmanagement-Aktivitäten und untersuchte die Anforderungen, Herausforderungen und Prozesse des SBD-Managements. Der Fragebogen konsolidierte und vertiefte die vorherigen Erkenntnisse und gibt Einblicke in den Wert von SBD, aktuelle Management-Praktiken sowie Herausforderungen und Bedürfnisse bei deren Management. Auch zeigt er auf, dass zwar alle Unternehmen Informationen im ECS speichern, die verwaltet werden sollten, jedoch kaum SBD-Management-Aktivitäten durchführt werden und so noch viele Herausforderungen bestehen. Zusammenfassend erlauben die Ergebnisse einen Beitrag zu Praxis und Theorie. Die Praxis ist mittels eines Frameworks adressiert, welches die Anforderungen, Herausforderungen und Aktivitäten des SBD-Managements, die Unternehmen beim Langzeitmanagement beachten müssen, aufzeigt. Des Weiteren erlauben die Erkenntnisse den theoretischen Fortschritt der dokumentenbezogenen Praktiken durch die Erweiterung der Dokumententypen um SBD. Auch werden die bestehenden Probleme der Definition von Records in Bezug auf SBD erläutert sowie die Charakteristika von Dokumenten um jene von Social Business Documents erweitert.

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Metadaten
Author:Verena Hausmann
URN:urn:nbn:de:kola-16060
Referee:Susan P. Williams
Document Type:Doctoral Thesis
Language:English
Date of completion:2018/02/28
Date of publication:2018/02/28
Publishing institution:Universität Koblenz-Landau, Universitätsbibliothek
Granting institution:Universität Koblenz-Landau, Campus Koblenz, Fachbereich 4
Date of final exam:2017/08/29
Release Date:2018/02/28
Tag:Collaboration; Documents
Number of pages:xix, 301
Institutes:Fachbereich 4 / Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik
Licence (German):License LogoEs gilt das deutsche Urheberrecht: § 53 UrhG