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Social Business Documents: An Investigation of their Nature, Structure and Long-term Management
(2018)
Geschäftsdokumente beinhalten wertvolle Informationen. Sie müssen verwaltet werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, als organisatorisches Wissen zu dienen und Risiken zu vermeiden. Veränderungen der Technologien haben jedoch zu neuen Dokumententypen und neuen Interaktionsmöglichkeiten mit Dokumenten geführt. So hat das Web 2.0 zur Entwicklung von Enterprise Collaboration Systems (ECS) geführt, die Mitarbeitern die Nutzung von Wiki-, Blog- oder Forum-Anwendungen für ihre Geschäftstätigkeiten ermöglichen. Ein Teil der in ECS erstellten Inhalte können dabei als Social Business Documents (SBD) bezeichnet werden. Im Vergleich zu traditionellen digitalen Dokumenten haben SBD eine andere Beschaffenheit und Struktur. SBD sind beispielsweise unstrukturierter und folgen keinem strikten Lebenszyklus. Diese Charakteristika bringen neue Herausforderungen beim Verwalten von SBD mit sich. Jedoch fehlen in der wissenschaftlichen Literatur derzeit Untersuchungen zu den Charakteristika von SBD, ihren Besonderheiten und ihrem Management.
Als theoretische Linse nutzt diese Arbeit Dokumenten-Theorien und dokumentarische Praktiken mit dem Ziel, die neuen Herausforderungen des Langzeitmanagement von SBD in ECS zu untersuchen. Durch einen interpretativen, explorativen Mixed-Method-Ansatz vereint diese Arbeit zwei Forschungsteile. Erstens werden die Beschaffenheit und Struktur von SBD durch die Analyse von vier Systemen untersucht und SBD-Informationsmodelle entwickelt. Diese zeigen die zugrundeliegenden Komponenten von SBD, die Struktur, die Funktionen, die enthaltenen Metadaten, sowie die große Bandbreite von SBD-Charakteristika auf. Der zweite Teil wurde mit Unternehmensvertretern durchgeführt und besteht aus einer Fokusgruppe, einer Fallstudie mit Tiefeninterviews und einem Fragebogen. Die Fokusgruppe zeigt, dass die genutzte Art von SBD bezogen auf ihren Inhalt und Speicherort unternehmensabhängig ist und es derzeit fast keine SBD-Management-Praktiken gibt. Die Fallstudie ermöglichte tiefe Einblicke in allgemeine Dokumentenmanagement-Aktivitäten und untersuchte die Anforderungen, Herausforderungen und Prozesse des SBD-Managements. Der Fragebogen konsolidierte und vertiefte die vorherigen Erkenntnisse und gibt Einblicke in den Wert von SBD, aktuelle Management-Praktiken sowie Herausforderungen und Bedürfnisse bei deren Management. Auch zeigt er auf, dass zwar alle Unternehmen Informationen im ECS speichern, die verwaltet werden sollten, jedoch kaum SBD-Management-Aktivitäten durchführt werden und so noch viele Herausforderungen bestehen.
Zusammenfassend erlauben die Ergebnisse einen Beitrag zu Praxis und Theorie. Die Praxis ist mittels eines Frameworks adressiert, welches die Anforderungen, Herausforderungen und Aktivitäten des SBD-Managements, die Unternehmen beim Langzeitmanagement beachten müssen, aufzeigt. Des Weiteren erlauben die Erkenntnisse den theoretischen Fortschritt der dokumentenbezogenen Praktiken durch die Erweiterung der Dokumententypen um SBD. Auch werden die bestehenden Probleme der Definition von Records in Bezug auf SBD erläutert sowie die Charakteristika von Dokumenten um jene von Social Business Documents erweitert.