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Institut
Social Business Documents: An Investigation of their Nature, Structure and Long-term Management
(2018)
Geschäftsdokumente beinhalten wertvolle Informationen. Sie müssen verwaltet werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, als organisatorisches Wissen zu dienen und Risiken zu vermeiden. Veränderungen der Technologien haben jedoch zu neuen Dokumententypen und neuen Interaktionsmöglichkeiten mit Dokumenten geführt. So hat das Web 2.0 zur Entwicklung von Enterprise Collaboration Systems (ECS) geführt, die Mitarbeitern die Nutzung von Wiki-, Blog- oder Forum-Anwendungen für ihre Geschäftstätigkeiten ermöglichen. Ein Teil der in ECS erstellten Inhalte können dabei als Social Business Documents (SBD) bezeichnet werden. Im Vergleich zu traditionellen digitalen Dokumenten haben SBD eine andere Beschaffenheit und Struktur. SBD sind beispielsweise unstrukturierter und folgen keinem strikten Lebenszyklus. Diese Charakteristika bringen neue Herausforderungen beim Verwalten von SBD mit sich. Jedoch fehlen in der wissenschaftlichen Literatur derzeit Untersuchungen zu den Charakteristika von SBD, ihren Besonderheiten und ihrem Management.
Als theoretische Linse nutzt diese Arbeit Dokumenten-Theorien und dokumentarische Praktiken mit dem Ziel, die neuen Herausforderungen des Langzeitmanagement von SBD in ECS zu untersuchen. Durch einen interpretativen, explorativen Mixed-Method-Ansatz vereint diese Arbeit zwei Forschungsteile. Erstens werden die Beschaffenheit und Struktur von SBD durch die Analyse von vier Systemen untersucht und SBD-Informationsmodelle entwickelt. Diese zeigen die zugrundeliegenden Komponenten von SBD, die Struktur, die Funktionen, die enthaltenen Metadaten, sowie die große Bandbreite von SBD-Charakteristika auf. Der zweite Teil wurde mit Unternehmensvertretern durchgeführt und besteht aus einer Fokusgruppe, einer Fallstudie mit Tiefeninterviews und einem Fragebogen. Die Fokusgruppe zeigt, dass die genutzte Art von SBD bezogen auf ihren Inhalt und Speicherort unternehmensabhängig ist und es derzeit fast keine SBD-Management-Praktiken gibt. Die Fallstudie ermöglichte tiefe Einblicke in allgemeine Dokumentenmanagement-Aktivitäten und untersuchte die Anforderungen, Herausforderungen und Prozesse des SBD-Managements. Der Fragebogen konsolidierte und vertiefte die vorherigen Erkenntnisse und gibt Einblicke in den Wert von SBD, aktuelle Management-Praktiken sowie Herausforderungen und Bedürfnisse bei deren Management. Auch zeigt er auf, dass zwar alle Unternehmen Informationen im ECS speichern, die verwaltet werden sollten, jedoch kaum SBD-Management-Aktivitäten durchführt werden und so noch viele Herausforderungen bestehen.
Zusammenfassend erlauben die Ergebnisse einen Beitrag zu Praxis und Theorie. Die Praxis ist mittels eines Frameworks adressiert, welches die Anforderungen, Herausforderungen und Aktivitäten des SBD-Managements, die Unternehmen beim Langzeitmanagement beachten müssen, aufzeigt. Des Weiteren erlauben die Erkenntnisse den theoretischen Fortschritt der dokumentenbezogenen Praktiken durch die Erweiterung der Dokumententypen um SBD. Auch werden die bestehenden Probleme der Definition von Records in Bezug auf SBD erläutert sowie die Charakteristika von Dokumenten um jene von Social Business Documents erweitert.
Das World Wide Web (WWW) ist heute zu einem sehr wichtigen Kommunikationskanal geworden, dessen Nutzung in der Vergangenheit stetig gestiegen ist. Websitebesitzer haben schon seit der Entwicklung des ersten Web Browser von Tim Berners-Lee im Jahre 1990 Interesse daran, das Verhalten von Benutzern zu erkennen und zu verstehen. Durch den Einfluss, den der Onlinekanal heute erzielt und welcher alle anderen Medien übersteigt, ist auch das Interesse im Beobachten von Website-Benutzungen und Benutzeraktivitäten noch weiter gestiegen. Das Sammeln und Analysieren von Daten über die Benutzung von Websites kann helfen, Benutzerverhalten zu verstehen, Services zu verbessern und Gewinn zu steigern.
Darüber hinaus ist es Voraussetzung für effektives Website Design und Management, effektive Mass Customization und effektives Marketing. Das Themengebiet, welches diese Aspekte betrachtet, heißt Web Analytics (WA).rnAllerdings führen sich ändernde Technologien und sich entwickelnde Web Analytics Methoden und Prozesse zu großen Herausforderungen für Unternehmen, die Web Analytic Programme durchführen. Aufgrund fehlender Ressourcen in den verschiedensten Bereichen, sowie einer hier oft aufzufindenden anderen Art von Websites, ist es vor allem für Klein- und Mittelständige Unternehmen (KMU) sowie Non-Profit Organisationen schwer, Web Analytics in einer effektiven Weise zu betreiben.
Dieses Forschungsvorhaben zielt daher darauf ab, die vorhandene Lücke zwischen der Theorie, den Möglichkeiten die Tools bieten und den betrieblichen Anforderungen zu identifizieren. Hierfür wird das Thema von drei verschiedenen, jedoch aufeinander aufbauenden Richtungen betrachtet: der akademischen Literatur, Web Analytic Programmen und einer Fallstudie. Mit Hilfe eines Action Research Ansatzes war es möglich, einen ganzheitlichen Überblick des Themengebiets Web Analytics zu erhalten und bestehende Lücken aufzudecken. Das Ergebnis dieser wissenschaftlichen Arbeit ist ein Framework, welches KMUs die Informations-Websites betreiben dabei hilft, Web Analytic Initiativen durch zu führen.
The aim of this paper is to identify and understand the risks and issues companies are experiencing from the business use of social media and to develop a framework for describing and categorising those social media risks. The goal is to contribute to the evolving theorisation of social media risk and to provide a foundation for the further development of social media risk management strategies and processes. The study findings identify thirty risk types organised into five categories (technical, human, content, compliance and reputational). A risk-chain is used to illustrate the complex interrelated, multi-stakeholder nature of these risks and directions for future work are identified.